La “posta elettronica” ha compiuto trent’anni. Meriterebbe davvero una bella torta con trenta candeline. Perché fra le infinite funzioni dell’internet è quella cui molti (me compreso) sono più affezionati. Ma sta soffrendo di una sindrome che potremmo chiamare “troppa grazia, Sant’Antonio” (il riferimento alle fastidiose e imperversanti “catene” non è casuale). Uno dei malanni è l’insopportabile spamming. Che tende a peggiorare. Anche perché molti stanno strombazzando, come se fosse chissà quale novità, una cosa chiamata “e-mail marketing” – che è in realtà è spam.

C’è in giro di tutto. Dalle truffe all’americana travestite da cause sociali fino a un’incredibile riedizione del tristemente famoso trucco del 1994 sulle “carte verdi” (cioè sul modo di ottenere la cittadinanza negli Stati Uniti).

Se questo è il più ovvio non è l’unico dei mali che affliggono la nostra cara e simpatica posta elettronica. C’è l’eccessivo uso di “allegati”, peggiorato da quei sistemi di posta che li aprono automaticamente e così non solo ci imbottiscono di montagne di roba inutile e indesiderata ma aprono la strada a ogni sorta di virus. O come l’assurda abitudine di usare l’html nella posta (purtroppo offerta by default dal software più diffuso). E ci sono vari altri malanni, come l’overquoting – compreso quel perverso meccanismo per cui in ogni risposta viene automaticamente citato il messaggio ricevuto. (Su questo e altri problemi della posta elettronica vedi il capitolo 48 di L’umanità dell’internet).

Avevo già parlato, un anno fa, dei problemi dell’e-mail nelle aziende. Un uso eccessivo di “copie per conoscenza”, una moltiplicazione di testi e documenti distribuiti per “pararsi le spalle”, una diffusa tendenza a sentirsi “obbligati a rispondere” anche quando non ne vale la pena. Un sovraccarico di disorganizzazione e tempo perso dovuto a un ingombro eccessivo e inefficiente della posta elettronica aziendale.

L’argomento è più che mai di attualità. Si parla di “paradosso della produttività”: cioè di come l’efficienza possa diminuire, invece di migliorare, con le tecnologie dell’informazione e della comunicazione . Per esempio Aldi, una grossa catena internazionale di distribuzione, ha abolito l’uso dell’e-mail perché “non favorisce la produttività”.

Uno studio di Gartner (luglio 2001) dice che un utente business, in media, passa 49 minuti al giorno a occuparsi di e-mail – e osserva che gran parte di quella posta è inutile e improduttiva. Un’analisi di Support (maggio 2001) rileva che «il software per la posta elettronica causa più problemi di qualsiasi altra applicazione». In un articolo del 4 novembre 2001 Email: too much of a good thing? Gerry McGovern dice: «Sembra che milioni di persone stiano partecipando involontariamente a un grande inganno sulla produttività. La radice del problema sta in un modo controproducente di pensare sui contenuti e sulla comunicazione – come se molti messaggi, e molto lunghi, fossero meglio di pochi e brevi. Troppa comunicazione nuoce alla produttività. Occorre trovare un limite, un modo per non congestionare le arterie della comunicazione».

Non è solo un problema di quantità. È ancora più importante la qualità. L’e-mail è così comoda che si tende ad abusarne. Se tutti imparassero a scrivere solo quando serve, e solo ciò che serve, nel modo più breve possibile e nel modo più utile al destinatario... non solo si ridurrebbe enormemente il volume ma soprattutto aumenterebbe molto l’utilità. Si applica troppo poco il principio fondamentale di ogni buona comunicazione: pensare dal punto di vista degli altri, dire e fare ciò che interessa a loro, non ciò che sembra interessante a noi.

C’è un dettaglio che può sembrare piccolo ma è fondamentale. Quanti di noi rileggono un messaggio e lo correggono (se possibile lo accorciano) prima di spedirlo? Quanti, prima di mandarlo, si chiedono se è davvero utile, se è proprio quella la cosa che vogliono dire e il modo migliore per dirla? Un po’ più di attenzione agli altri, e alla qualità della comunicazione, potrebbe migliorare profondamente non solo la produttività, ma anche il benessere e il buonumore.